Frais déductibles au réel : la liste utile pour freelance

Au régime réel (EI en déclaration contrôlée BNC ou au réel BIC), vous déduisez vos frais réellement payés au lieu de l'abattement forfaitaire de la micro. C'est tout l'intérêt du régime — à condition de savoir ce qui passe, ce qui s'amortit, et ce qui ne passe jamais.

Les trois conditions de déductibilité

Une dépense est déductible si elle remplit trois conditions cumulatives :

• elle est engagée dans l'intérêt de l'activité (pas un usage personnel déguisé) ;
• elle est justifiée : facture ou reçu conservé (6 ans minimum) ;
• elle est comptabilisée sur l'exercice concerné — ou amortie s'il s'agit d'un bien durable.

La liste des frais déductibles

Catégorie	Exemples	Particularités
Matériel informatique	ordinateur, écran, périphériques	Amortissement sur 2-3 ans si > 500 € HT
Logiciels et abonnements	SaaS, hébergement, licences, IA	Déductibles à 100 % si usage pro
Local	coworking, loyer de bureau, quote-part domicile	Prorata de la surface utilisée à domicile
Déplacements	train, avion, hôtel, IK véhicule perso	Barème kilométrique officiel pour les IK
Repas	repas en déplacement, repas d'affaires	Fraction déductible plafonnée, limites réévaluées chaque année
Formation	cours, conférences, livres professionnels	Déductibles, crédit d'impôt formation possible
Assurances	RC Pro, multirisque pro, prévoyance	Contrats Madelin déductibles sous conditions
Honoraires	expert-comptable, avocat, sous-traitants	Déductibles à 100 %
Frais bancaires	compte pro, commissions, terminal de paiement	Déductibles
Télécom	internet, forfait mobile	Quote-part si usage mixte perso/pro
Marketing	publicité, site web, salons	Déductibles
Cotisations sociales	URSSAF, retraite	Déductibles du bénéfice imposable

Deux règles transverses à retenir :

1. Le seuil des 500 € HT : en dessous, déduction immédiate en charge ; au-dessus, le bien durable s'amortit sur sa durée d'usage (un ordinateur à 1 800 € se déduit sur 3 ans, pas en une fois).
2. L'usage mixte se proratise : téléphone, internet, véhicule, domicile — déduisez la part professionnelle, avec une méthode cohérente et documentée.

Ce qui n'est jamais déductible

• les amendes et pénalités (stationnement, majorations URSSAF ou fiscales) ;
• les vêtements ordinaires (seules les tenues spécifiques au métier passent) ;
• les dépenses personnelles, même payées avec le compte pro ;
• la part non déductible de la CSG ;
• l'impôt sur le revenu lui-même.

Réel ou micro : le test rapide

Le réel vaut le coup si vos frais réels dépassent l'abattement forfaitaire de la micro : 34 % du CA en BNC, 50 % en BIC services, 71 % en BIC vente. Un consultant BNC à 60 000 € de CA avec 12 000 € de frais (20 %) reste a priori mieux en micro côté base imposable.

Mais attention : la comparaison complète doit inclure les cotisations sociales. En micro, elles se calculent sur le chiffre d'affaires ; au réel, sur le bénéfice. Avec des frais élevés, le réel réduit donc aussi l'assiette URSSAF — ce qui peut inverser le verdict. Pour chiffrer votre cas, le simulateur de cotisations URSSAF en EI au réel fait le calcul sur votre bénéfice estimé.

En résumé

Au réel, presque toutes les dépenses engagées pour l'activité se déduisent : matériel, logiciels, quote-part du domicile, déplacements, formation, assurances, honoraires. Gardez chaque justificatif, amortissez au-delà de 500 € HT, proratisez l'usage mixte — et comparez toujours avec l'abattement micro avant de basculer.